In der heutigen Geschäftswelt ist es unerlässlich, effektive und effiziente Prozesse zu haben. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung von Bots. Bots, auch bekannt als Roboter oder Chatbots, sind Softwareprogramme, die automatisierte Aufgaben ausführen können. Diese Aufgaben reichen von einfachen Aufgaben wie der Beantwortung von Kundenanfragen bis hin zu komplexen Aufgaben wie der automatisierten Datenanalyse. In diesem Artikel werden wir uns auf die Anwendungsmöglichkeiten von Bots im Tagesgeschäft und ihre Auswirkungen auf Kosteneinsparungen konzentrieren.

Automatisierung von Prozessen

Bots können manuelle Prozesse automatisieren und so die Produktivität erhöhen. Sie können beispielsweise Daten aus verschiedenen Systemen sammeln, verarbeiten und in einem Bericht zusammenfassen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.

Um einen Bot für die Prozessautomatisierung einzusetzen, ist es notwendig, dass dieserauf die richtigen Ressourcen zugreifen kann. Dazu gehören in der Regel:

• Eine Datenbank oder ein Daten-Repository, um Daten zu sammeln oder abzurufen.
• Eine Schnittstelle oder ein API, um mit anderen Systemen oder Anwendungen zu kommunizieren.
• Ein Regelwerk oder eine Skript-Engine, um Regeln für die Automatisierung zu definieren.
• Eine Cloud-Infrastruktur oder ein Server, um den Bot auszuführen und die Automatisierung zu hosten.

Ein Beispiel für die Prozessautomatisierung durch Bots ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Der Bot kann dazu eingesetzt werden, um eingehende Rechnungen automatisch zu erkennen und zu extrahieren, relevante Daten in eine Datenbank zu speichern und automatisch eine Zahlung auszulösen. Dadurch können manuelle Prozesse und Fehler reduziert werden, was zu einer höheren Effizienz und Kostenersparnis führt. Es gibt aber viele weitere Anwendungsmöglichkeiten

Kundensupport

Bots können Kundenanfragen automatisch beantworten und so den Kundensupport entlasten. Sie können beispielsweise einfache Fragen zu Produkten oder Dienstleistungen beantworten oder Bestellstatus-Updates senden. Dies verbessert die Kundenerfahrung und erhöht die Zufriedenheit der Kunden.

Ein weiterer Anwendungsfall für Bots im Kundencenter könnte darin bestehen, dass ein Bot eingesetzt wird, um wiederkehrende Kundenanfragen zu beantworten und dadurch den Kundenservice zu entlasten. Der Bot kann auf häufig gestellte Fragen antworten, wie beispielsweise zu Öffnungszeiten, Lieferzeiten oder Produktdetails. Dadurch können Kunden schnell und effektiv Antworten auf ihre Fragen erhalten und der Kundenservice kann sich auf komplexere Anfragen konzentrieren.

Darüber hinaus kann ein Bot kann auch bei der Terminvereinbarung mit Kunden helfen. Der Bot kann automatisch verfügbare Termine anzeigen und den Kunden durch den Prozess der Terminvereinbarung führen. Dadurch werden manuelle und zeitintensive Prozesse für die Terminvergabe reduziert und die Effizienz gesteigert.

Um solche Prozesse automatisieren zu können, benötigt man einen gut konfigurierten Bot, der in der Lage ist, natürliche Sprache zu verstehen und entsprechende Antworten zu generieren. Zudem muss der Bot auf die Anforderungen des Kundencenters abgestimmt werden und eine ausreichende Datenbasis haben, um Fragen korrekt beantworten und Terminvereinbarungen durchführen zu können. Je nach Komplexität der Anforderungen kann die Implementierung eines solchen Bots jedoch einen erheblichen Aufwand bedeuten. Sinnvoll ist es deshalb zunächst mit dem Auslesen von Informationen im Kundensupport zu beginnen.

Personalwesen

Bots können im Personalwesen eingesetzt werden, um Bewerbungen zu prüfen und Vorstellungsgespräche zu planen. Sie können auch Mitarbeiterdaten verwalten und Schulungen planen. Dies reduziert den administrativen Aufwand und gibt Personalverantwortlichen mehr Zeit für strategische Entscheidungen. Viele unserer Kunden füllen noch Verträge und Betriebsratsdokumente manuell aus –  das muss heute nicht mehr sein. Bots können Informationen aus verschiedenen Quellen auslesen und passende Satzbausteine verwenden.